Introducere

Rigorile normelor internaţionale prevăd  libertatea de exprimare şi liberul acces la informaţie Societatea informaţiei presupune o reţea de servicii de informare accesibile tuturor. Accesul la bibliotecă este un drept fundamental în societatea informaţiei. Printre valorile fundamentale ale societăţii informaţionale este dreptul la informaţie şi posibilitatea de a o utiliza. Accesul la informaţii în biblioteca publică are la bază următoarele elemente:

• biblioteca publică oferă resurse selecţionate şi organizate ale informaţiilor, actualizate sub diferite forme;

• biblioteca publică deţine personal capabil să ofere spre disponibilitate utilizatorilor surse de informare prin acordarea serviciilor de informare.

Misiunea

Biblioteca „Ovidius” este un spaţiu public comunitar care asigură servicii de calitate , acces fără restricţii la informaţii, opinii, comunicare şi promovează valorile naţionale  şi universale pentru întreaga societate.

Caracteristicile bibliotecii

Biblioteca publică  „Ovidius” reprezintă un potenţial informaţional considerabil prin deţinerea unui  fond de documente în mărime de cca 34000 volume. La dispoziţia utilizatorilor sunt mai multe colecţii:

• Ediţii de referinţă

• Ediţii de beletristică

• Literatură pentru copii

• Ediţii periodice

• Ediţii muzicale (discuri)

• Colecţie de diafilme

Structura şi calitatea colecţiilor  influenţează cantitatea  şi varietatea serviciilor oferite de bibliotecă. Punctele forte ale colecţiilor bibliotecii  „Ovidius” sunt următoarele:

• constituirea calitativă a colecţiilor, prin achiziţii de carte recentă, prin donaţii masive de carte română de la Biblioteca judeţeană din Constanţa (România);

• deţinerea unui număr considerabil de documente în domeniul artei, folclor şi etnografie, analiză şi sinteză literară;

• deţinerea unei bogate colecţii de referinţă;

• abonarea la majoritatea ediţiilor periodice locale şi multe periodice de peste hotare.

• Pentru a presta servicii eficiente de satisfacere a nevoilor informaţionale  şi de acces la sursele de informare este necesară dezvoltarea continuă a colecţiilor bibliotecii în următoarele direcţii:

• extinderea colecţiei pentru a cuprinde şi documente electronice;

• mărirea numărului de exemplare dintr-un titlu pentru documentele frecvent solicitate.

Factori comunitari

Biblioteca publică  „Ovidius” este o filială a Bibliotecii municipale „Bogdan Petriceicu Haşdeu”, astfel locuitorii  municipiului Chişinău constituie piaţa potenţială a utilizatorilor Fiind amplasată în sectorul Centru al capitalei, segmentul de populaţie domiciliat aici prezintă publicul-ţintă al mesajelor de comunicare a colecţiilor  bibliotecii .

În scopul optimizării activităţii de informare publicul este orientat şi spre alte biblioteci amplasate în sectorul Centru: Biblioteca publică „Alexandru Donici”, Biblioteca publică de Drept; biblioteci universitare ( ULIM, Academia de Telecomunicaţii, Academia de Poliţie, Colegiul industrial şi de construcţii); biblioteci şcolare ( liceele „Mihai Viteazul”, „Titu Maiorescu”, „Gheorghe Asachi”, şcolile Nr. 24,39,41,53, 62).

Consideraţii legislative

Biblioteca publică  „Ovidius”  este o filială a Bibliotecii Municipale „B. P .Haşdeu” şi activează în subordinea direcţiei acesteia. Specific pentru biblioteca publică „Ovidius” este  Protocolul de colaborare pe un termen de 10 ani cu Biblioteca Judeţeană din Constanţa (România), de aceea 70% din colecţiile bibliotecii sunt oferite de această bibliotecă.

Activitatea bibliotecii este organizată conform documentelor legislative în vigoare:

• documente internaţionale:  Manifestul UNESCO pentru bibliotecile publice; Declaraţia IFLA  de la GLASCOW cu privire la bibliotecile publice, servicii de informare şi libertatea intelectuală etc. ;

•  documente naţionale: Legea cu privire la biblioteci (Nr.286 din 16.11.1994); Legea privind accesul la informaţie (Nr.982 din 11.05.2000) etc.;

• documente interne: Regulamentul de organizare şi funcţionare a BM  „Bogdan Petriceicu Haşdeu”; Regulamentul de funcţionare a Bibliotecii  „Ovidius”.

Accesul la facilităţi

I. Accesul utilizatorilor

La biblioteca „Ovidius” sunt înscrişi 26000 cititori, din ei majoritatea o reprezintă cititorii activi (cca  52 %).  Utilizatorii bibliotecii sunt în preponderenţă elevi, studenţi, intelectuali, datorită amplasării în sector a multor unităţi de învăţămînt şcolar, liceal, universitar. Pe lîngă utilizatorii primari (deja înscrişi ) se urmăreşte în permanenţă atragerea utilizatorilor secundari (potenţiali) prin activitatea promoţională a bibliotecii. Informarea publicului cu oferta  bibliotecii (accesul la colecţii, servicii) , sensibilizarea utilizatorilor potenţiali se efectuează  în cadrul manifestărilor culturale organizate atît la bibliotecă, cît şi în cadrul sărbătorilor naţionale (expoziţii de carte în stradă de Ziua  limbii române, Ziua internaţională a Protecţiei copiilor, Ziua oraşului etc.).

Toate categoriile de utilizatori au acces gratuit la  spaţiul, colecţiile şi serviciile bibliotecii.

Pentru utilizarea împrumutului  documentelor  sunt adresate  un şir de cerinţe de identificare: numele, adresa de la domiciliu, anul naşterii, locul de muncă sau studiu, numărul de telefon. Veridicitatea datelor este asigurată prin prezentarea buletinului de identitate. La înscrierea minorilor este obligatorie prezenţa unuia dintre părinţi.  Prezentarea buletinului de identitate nu este obligatorie pentru înscrierea la Sala de lectură.

Fiecărui utilizator i se atribuie un număr de înregistrare şi îi este eliberat un Permis de intrare la bibliotecă .Conform fişelor – contract de înscriere la bibliotecă se alcătuieşte cartoteca utilizatorilor primari ai bibliotecii. 

Acces pentru persoane dezavantajate.

Accesul la spaţiul bibliotecii este asigurat pentru tot publicul cu nevoi informaţionale. Pentru persoanele dezavantajate sunt prevăzute rampe speciale pentru intrare / ieşire. Personalul din serviciul relaţii cu publicul este instruit privitor la servirea persoanelor  cu dezavantaj.  Pentru ei se acordă asistenţă sporită în utilizarea cataloagelor, în organizarea lecturii.

Securitatea utilizatorilor

În timpul aflării în spaţiul bibliotecii  se protejează securitatea utilizatorilor:

• dotarea cu mobilier adecvat în secţia pentru copii ( rafturi joase, mese şi scaune mici), mese de studiu cu colţuri rotunjite ;

• dotarea fiecărei încăperi cu un extinctor;

• dotarea încăperii cu o ieşire de rezervă;

• este  elaborat şi afişat planul de evacuare în caz de urgenţă maximă.

În Regulamentul de activitate al bibliotecii sunt stipulate acţiunile în cazul unui comportament ilegal şi inadecvat al utilizatorilor

Condiţii de mediu

Biblioteca „Ovidius” oferă cititorilor un spaţiu destul de vast şi confortabil capabil să înlesnească accesul nestingherit al publicului la valorile culturii.  În încăperi este asigurată o temperatură normală, dar umiditatea aerului este puţin mărită fată de normă. Ariile Serviciului de referinţe şi de la Serviciul de circulaţie (împrumut) dispun de o luminare naturală suficientă. Din cauza amplasării în partea de nord a clădirii au nevoie de iluminare artificială aproape  în permanenţă Sala de literatură pentru copii şi depozitele bibliotecii, cea ce influenţează negativ prezervarea documentelor. Fiind amplasată în apropiata vecinătate a unei străzi cu circulaţie sporită şi înconjurată din două părţi de curtea a două blocuri de locuit, gradul de pătrundere a gălăgiei este mare.

Este necesară îmbunătăţirea continuă a condiţiilor de mediu:

• dotarea sălilor cu instalaţii de condiţionare a aerului (climatizoare)

• instalarea pe pereţii interiori a unor plăci speciale de „înăduşire a sunetului”

II. Localizarea fizică a colecţiei şi serviciilor

Colecţii

După disponibilitatea fizică a colecţiilor şi serviciilor la biblioteca „Ovidius” se practică următoarele tipuri de acces al utilizatorilor la documente:

• acces direct (Serviciu de împrumut pentru adulţi  şi copii, colecţia de ediţii periodice) – 80% din colecţia totală

• acces semidirect şi acces indirect (Serviciu de referinţe ) – 20% din colecţia totală

Accesul direct sau accesul liber la raft, permite cititorului să aleagă cărţile direct de pe poliţele bibliotecii astfel fiind asigurată o deschidere completă (colecţii deschise) către utilizatori. Ediţiile periodice sunt localizate pe rafturi speciale în ordinea alfabetică a titlurilor. Colecţia de periodice este amplasată într-un spaţiu specializat  dotat cu mobilier separat pentru consultarea pe loc a numerelor recente.

Pentru accesul semidirect  uzualele ( enciclopediile, dicţionarele, lucrările înscrise în programele şcolare) sunt clasate pe rafturi plasate direct în spatele biroului bibliotecarului de serviciu din Sala de lectură şi sunt solicitate  prin intermediul unui buletin de cerere simplificat (titlul documentului). Aceasta permite o supraveghere mai bună a comunicării documentelor frecvent solicitate, iar căutarea lor nu este de durată.

Accesul indirect este practicat pentru o prezervare mai bună a documentelor organizîndu-se colecţii închise, documentele fiind aşezate în depozite. Fiecare lucrare este căutată în depozit de către personalul Sălii de referinţe (lectură) conform unui buletin de cerere completat de cititor în urma consultării cataloagelor bibliotecii. Lucrarea cerută este remisă  cititorului prin intermediul bibliotecarului de serviciu la  Sala de lectură la biroul acestuia, pentru o consultare pe loc pe o durată limitată ( pe parcursul unei zile de funcţionare a bibliotecii). Lucrările consulate pot fi rezervate pentru trei zile.

Localizarea şi identificarea punctelor de servicii.

Prin organizarea unui  Serviciu de primire a utilizatorilor ( 1 persoană) este asigurată orientarea lor pentru accesul la diferite servicii ale bibliotecii şi la totalitatea documentelor pe care le oferă spre cercetare. În acest scop la intrarea în holul bibliotecii este amplasat Biroul de înregistrare a cititorilor, unde se efectuează  îndrumarea şi orientarea  mai ales a utilizatorilor noi. În acest serviciu este amplasat Panoul de informaţie, care indică:

• orele de funcţionare (afişate şi la intrarea în clădire)

• un sistem grafic de prezentare generală a bibliotecii (amplasarea secţiilor)

• informaţii esenţiale despre instituţie (serviciile oferite, colecţiile existente)

• o hartă cu localizarea altor biblioteci din sectorul Centru

Pentru facilitarea accesului la bibliotecă a utilizatorilor se foloseşte un sistem clar şi eficient de orientare:

• indicatoare de trimitere spre locul de amplasare a cataloagelor bibliotecii, serviciilor şi locurilor specializate –Serviciul de circulaţie (împrumut), Serviciul de referinţe, locul de consultare a periodicelor;

• indicatoare de utilizare care însoţesc cataloagele  şi fişierele   tradiţionale ale bibliotecii;

• indicatoare cu oferta serviciilor sălilor specializate ale bibliotecii

Echipament şi mobilier

Mobilierul bibliotecii „Ovidius” corespunde normelor şi recomandărilor care le stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare.

Amplasarea mobilierului:

Serviciul de primire: banc de înregistrare – 1, garderobă

Serviciul de circulaţie (împrumut):

oficiul pentru adulţi: banc de împrumut - 1, fotolii pentru odihnă - 2, mobilier de consultare (carel) - 2, cărucior pentru cărţi – 1

oficiul pentru copii: banc de împrumut - 1, mese de consultare pentru copii – 6, scaune studiu pentru copii -12, cărucior pentru cărţi – 1

Serviciul de referinţe: banc modular -1, mese pentru consultarea documentelor - 20, scaune studiu - 50, mobilier  de expoziţie (vitrine de expunere) - 3. 

Este necesară dotarea bibliotecii cu mese, scaune speciale pentru persoanele cu disabilităţi fizice.

Personal

La biblioteca „Ovidius” sunt încadraţi în activitatea de muncă 11 persoane. Fiecare lucrător este responsabil de menţinerea condiţiilor necesare  pentru acordarea calitativă a serviciilor pentru utilizatori, pentru asigurarea securităţii oamenilor şi colecţiilor.

Responsabili de administrarea clădirii sunt directorul bibliotecii, şefii de servicii.

Accesul bibliografic

Înregistrări în catalog şi baze de date

Dreptul la informaţie  implică posibilitatea de acces la informaţii a cetăţenilor, astfel asigurîndu-se dreptul fiecărui utilizator  să obţină datele necesare interesului său. Structura informaţională prin care sunt valorizate informaţiile în biblioteca „Ovidius” o reprezintă cataloagele tradiţionale (pe fişe) :

• catalogul alfabetic al autorilor şi titlurilor anonime

• catalogul alfabetic pe titluri  pentru beletristică

• catalogul sistematic

• fişierul sistematic „Ovidius”

• fişierul descrierii analitice „Analize şi sinteze a literaturii române şi universale”

• fişierul ediţiilor periodice

• fişierul sistematic al articolelor din presa periodică

• fişierul tematic pentru discuri

• fişierul tematic „Biblioteca „Ovidius” în presă”

Fişele din cataloagele alfabetic, sistematic şi analitic conţin descrierea bibliografică completă conform stasurilor  în vigoare. Catalogul alfabetic pe titluri conţine fişe cu descrierea bibliografică prescurtată (  cota cărţii, titlu, autor). Cataloagele includ întreaga informaţie despre colecţia bibliotecii fiind actualizate permanent, odată cu completarea fondurilor cu noi achiziţii. Operativ se efectuează revizuirea cataloagelor, fişele documentelor  supuse dezerbajului sunt eliminate imediat după aprobarea actelor respective.

Cataloagele sînt însoţite de indicatoare de utilizare, afişate la un loc vizibil. Cataloagele sunt plasate în sala de lectură, deoarece sunt consultate mai frecvent de utilizatorii Serviciului de referinţe.

Se preconizează atribuirea vedetelor de subiect pe fiecare fişă din catalogul sistematic şi crearea unui Fişier de autoritate a vedetelor de subiect. Aceasta va facilita  pe viitor organizarea catalogului electronic al bibliotecii.

Era „exploziei informaţionale” a determinat o diminuare a capacităţii sistemelor de cataloage tradiţionale de a rezolva eficient şi totalmente cerinţele de informaţie a beneficiarilor. De aceea  strategia de dezvoltare a sistemului informatic al instituţiei noastre vizează în continuare următoarele aspecte:

• dotarea cu echipamente specifice pentru prelucrarea şi accesarea automatizată a informaţiilor (calculatoare, imprimantă, xerox);

• crearea catalogului electronic al bibliotecii (prin înregistrare retrospectiva)

• conectarea on-line la SIC

• acces la lectura electronică

• crearea bazei de date pentru periodice

Personal

Responsabil de crearea şi menţinerea înregistrărilor bibliografice este bibliograful (1 persoană cu studii şi abilităţi corespunzătoare cerinţelor). Bibliograful şi bibliotecarul de serviciu în sala de lectură asigură orientarea utilizatorilor în procesul de regăsire a informaţiilor prin sistemul de cataloage al bibliotecii. Bibliograful organizează formarea utilizatorilor prin sistemul de lecţii bibliografice, excursii în bibliotecă etc.

Bibliograful este răspunzător de instruirea iniţială (a noilor angajaţi) şi continuă  a personalului Serviciului de referinţe (4 persoane), furnizează informaţii despre materialele curente din revistele de specialitate (Biblioteca;  Bibliopolis; Culegere de traduceri prelucrate; Cartea, biblioteca, cititorul; Biblioteconomie).

Managementul colecţiilor

Dezvoltarea colecţiei / politici manageriale

În condiţiile utilizării tot mai frecvente a reţelelor de informare şi a accelerării ritmului de acumulare a cunoştinţelor de la bibliotecă se cer competenţe sporite în gestiunea informaţiei, respectiv în completarea şi administrarea colecţiilor, dezvoltarea lor în permanenţă.

După modul de completare colecţia bibliotecii „Ovidius” este  organizată astfel:

• fondul de documente constituit prin completarea centralizată  în cadrul Bibliotecii Municipale  „B .P .Haşdeu”;

• fondul de documente constituit prin donaţie de la Biblioteca judeţeană  din Constanţa (România)

• fondul de periodice constituit prin achiziţie centralizată

• fondul de discuri muzicale

• fondul de diafilme

Cea mai importantă parte a colecţiilor bibliotecii o formează cărţile. Dar devine evidentă o creştere continuă a cererilor documentelor non-carte. Este vădită tendinţa de solicitare a informaţiilor şi nu a documentelor. Pentru a-şi putea îndeplini mai eficient misiunea sa biblioteca trebuie să se includă în activitatea de modernizare şi îmbogăţire a colecţiilor cu documente pe diverse suporturi materiale ( de la cele tradiţionale la cele electronice).

În funcţie de atitudinea fată de colecţiile bibliotecii identificăm următoarele categorii de utilizatori primari:

• utilizatori generali – cititori care solicită frecvent documente de bibliotecă şi sunt interesaţi de o mare varietate de subiecte. Acest grup include adulţi şi copii care împrumută literatură beletristică, mai puţin non-beletristică şi pentru care biblioteca prezintă un mod de a-şi petrece timpul liber. În acest caz completarea colecţiei este corelată cu vîrsta  şi preferinţele literare ale utilizatorilor;

• utilizatori specializaţi – cititori care solicită documente şi informaţii dintr-un anumit domeniu al cunoaşterii umane care coincide cu domeniul lor de interes. Acest grup include studenţi şi specialişti, ei sunt preponderenţi utilizatori ai Sălii de lectură, de aceea colecţia dată este actualizată cu informaţii de referinţă din toate domeniile ştiinţei;

• utilizatori cu nevoi speciale – persoane cu anumite invalidităţi fizice sau incapacităţi intelectuale. În colecţia bibliotecii se preconizează crearea unui fond de literatură specială: cărţi cu tipar mărit, cărţi cu conţinut facil, cărţi şi reviste vorbitoare, cărţi – casete, cărţi tactile etc.;

• non-utilizatori – persoane care frecventează biblioteca pentru documente audio-vizuale sau în cadrul manifestărilor culturale organizate aici. Pentru acest grup se prevede sporirea colecţiei de diafilme , discuri, achiziţionarea documentelor electronice (SD muzicale etc.).

Indiferent de clasificarea dată tuturor categoriilor de utilizatori le este asigurat accesul la documentele necesare informării şi dezvoltării personalităţii sale, fără deosebire de statut social sau economic, vîrstă,  sex, apartenenţă politică, religie ori naţionalitate. În servirea utilizatorilor se aplică normele internaţionale de promovare şi protejare a libertăţii de exprimare şi de circulaţie liberă a informaţiei.

Utilizatorul este punctul de plecare şi punctul de sosire a oricărei activităţi de bibliotecă. Necesităţile informaţionale ale utilizatorilor se iau în consideraţie în procesul de completare a colecţiilor  prin efectuarea unor sondaje specializate, intervievări. La dispoziţia cititorilor este „Boxa de idei şi sugestii”, datele căpătate sunt studiate cu regularitate. În baza datelor obţinute se alcătuiesc liste de literatură, se concretizează tematica literaturii lipsă în colecţiile bibliotecii. Aceste date se transmit în Secţia achiziţii a BM  „B.P.Haşdeu”, la Biblioteca judeţeană din Constanţa.

Pentru a asigura o achiziţie corespunzătoare doleanţelor utilizatorilor se ţine la zi „Fişierul cerinţelor neonorate”, datele fiind examinate permanent în vederea unei soluţionări  ulterioare.

Ediţiile periodice influenţează în mare măsură calitate colecţiilor unei biblioteci deoarece aduc spre cititor informaţia cea mai proaspătă din diverse domenii. Informaţia din periodice este comunicată rapid publicului prin organizarea accesului liber la numerele curente. Multe articole de valoare, recenzii,  comentarii apar mai operativ în reviste, peste mai mulţi ani găsindu-şi loc în paginile cărţilor . Colecţia generală de ediţii periodice are următorii parametri de păstrare: pentru reviste 5 ani, pentru ziare 3 ani, periodicele cu profil biblioteconomic  se păstrează  permanent.

În scopul optimizării conservării documentelor în fiecare lună se organizează ziua pentru curăţenie: desprăfuirea cărţilor, selectarea documentelor deteriorate pentru restaurare şi a celor uzate pentru eliminarea din colecţiile bibliotecii.

II. Evaluarea colecţiei

Periodic se efectuează proceduri de evaluare a colecţiilor prin analizarea nivelului de solicitare a diverselor compartimente(conform fişelor de împrumut a fiecărui document), prin organizarea sondajelor de opinie a utilizatorilor referitor la colecţiile bibliotecii. Astfel se determină corespunderea conţinutului colecţiilor cerinţelor utilizatorilor.

Prezervarea accesului

Priorităţile prezervării

Prin organizarea  păstrarii adecvate  a documentelor se asigură o structură şi o calitate fizică bună a colecţiilor şi, implicit, o calitate sporită a comunicării colecţiilor şi informaţiilor către utilizatori. O componenţă, integrată organic, a managementului colecţiilor  o constituie prezervarea colecţiilor, cu cele două direcţii ale sale:

• conservarea activă: restaurarea documentelor deteriorate

• conservarea preventivă: asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea documentelor deţinute

II. Condiţii fizice

Buna prezervare a colecţiilor se asigură şi prin condiţiile fizice de păstrare a documentelor: protejarea împotriva expunerii directe a cărţilor la lumina solară şi a lunii; menţinerea unei temperaturi (necesar 14-16) şi a umidităţii (40-65 %) la  un nivel constant; o aerisire bună.

Este necesar de a instala termometre şi barometre în depozitele bibliotecii, de a îmbunătăţi sistemul de aerisire.

III. Acces la colecţie

În cadrul conservării active se determină în permanenţă documentele care necesită reparaţii: dezlipirea paginilor, desfacerea cărţii în mai multe părţi, lipsa unei părţi din copertă, cărţi atacate biologic (mucegai, insecte) În bibliotecă se efectuează doar reparaţii de proporţii mici. Pentru o restaurare completă (legarea documentelor) ele sunt transmise la un atelier specializat.

Menţinerea integrităţii fondurilor impune asigurarea unui mediu de control împotriva furtului. Fiecare document este înscris în registrul de intrări şi numărul  de inventar este indicat pe volum. Se aplică ştampila bibliotecii pentru a dovedi apartenenţa cărţii bibliotecii date. Utilizatorii sunt invitaţi în cazul accesului liber la raft să-şi lase genţile, sacoşele la garderobă. Se preconizează ,odată cu procurarea echipamentului necesar, aplicarea sistemului de barcodare şi instalarea unui sistem de detectare a furturilor(sistem magnetic sau sistem care foloseşte unde radio).

Controlul integrităţii numerice şi a stării conservării volumelor se asigură prin verificare. Acest control se face cu ajutorul fişierului topografic şi a registrului de inventar. Lucrările împrumutate se verifică cu ajutorul fişelor de împrumut. Verificarea numerică completă se efectuează periodic , o dată la 7 ani ( termenul este stabilit conform numărului de volume din colecţiile bibliotecii „Ovidius”). În timpul verificării complete documentele sunt controlate cu grijă, se apreciază starea lor intelectuală şi fizică, se iau hotărîri concrete: retragere documentului de la comunicare şi trecerea în depozite; repararea, restaurarea sau dezerbajul documentelor din colecţie.

IV. Probleme de personal

Condiţiile prezervării, conservării şi accesului colecţiilor sunt asigurate de întregul  personal. Ei participă la seminarele de instruire referitoare la managementul colecţiilor. Bibliotecarii de serviciu dirijează utilizatorii spre o manipulare corectă a volumelor, pentru a-i face să înţeleagă că fiecare este responsabil de prezervarea documentelor. În Regulamentul de funcţionare a bibliotecii se pune accentul şi pe menţionarea sancţiunilor atrase de deteriorarea voluntară sau de furtul documentelor. Este necesară elaborarea unui Cod de folosire a colecţiilor (atît  pe suport tradiţional cît şi a documentelor electronice) cu prescripţii clare de prezervare a colecţiilor.

Anual personalul bibliotecii este instruit referitor la regulile de securitate în situaţii critice, regulile de folosire a extinctoarelor.  Fiecare lucrător semnează în „Jurnalul regulilor de securitate” despre responsabilitatea asumată.

Acces la servicii

Servicii informaţionale şi de referinţă

Serviciul de referinţe activează în termeni de timp orientat spre comoditatea utilizatorilor: 

Activitatea Serviciului de referinţe este organizată cu distribuirea funcţiilor între:

• biroul bibliografic (1 persoană cu cunoştinţe şi abilităţi profesionale în domeniu)

• sala de referinţe ( 4 persoane, profesionişti cu abilităţi necesare de a lucra cu utilizatorii)

Funcţionalitatea  Serviciului de referinţe este condiţionată de crearea unei colecţii de referinţă. Acest tip de publicaţii este gestionat în Sala de referinţe (lectură) şi cuprinde materiale tipărite (enciclopedii, dicţionare, bibliografii, monografii, manuale). Bazîndu-se pe colecţia de referinţă, cataloagele şi fişierele analitice Sala de Referinţe oferă asistenţă în obţinerea informaţiilor şi cuprinde următoarele activităţi:

• facilitarea accesului la informaţii pe diferite teme şi subiecte;

• oferirea documentelor pentru consultarea pe loc în sala de lectură;

• instruirea bibliografică a utilizatorilor : acordarea asistenţei despre modul de utilizare a instrumentelor tradiţionale de informare (cataloage, fişiere);

• organizarea activităţilor de informare a utilizatorilor: prin expoziţii de carte, buletine informative;

• întocmirea unor bibliografii la cerere;

• efectuarea cercetărilor bibliografice: bibliografii selective, biobibliografii;

• orientarea utilizatorului spre alte surse de informare: filialele BM „B. P. Haşdeu”, Serviciul de Informaţii Comunitare (SIC) etc.;

Este necesară întocmirea  unui Prospect al sălii de referinţe, care să fie în permanenţă la dispoziţia utilizatorului, distribuit bibliotecilor din sector.

Se prevede realizarea unor documente permanente de consultare (informare): liste signalectice a achiziţiilor noi, referinţe tematice. Aceste documente se vor înscrie în cadrul publicaţiilor bibliotecii , vor putea fi difuzate la domiciliu. Ele vor fi de real folos utilizatorilor care nu se pot deplasa la bibliotecă (persoane cu dezavantaj) şi care folosesc biblioteca prin intermediar.

II.    Serviciu de circulaţie (împrumut)

Unul din factorii implicaţi în funcţionalitatea complexă a bibliotecii îl reprezintă punerea în circulaţie a colecţiei bibliotecii prin organizarea unui serviciu de împrumut la domiciliu. Structura organizatorică a acestui serviciu este următoarea:

• oficiu pentru adulţi (2 persoane)

• oficiu pentru copii (2 persoane)

Pentru colecţia acestui serviciu este folosită organizarea sistematic-alfabetică a publicaţiilor, deoarece este practicat accesul liber la raft. Această clasare a documentelor permite unui cititor să găsească concomitent mai multe cărţi despre acelaşi subiect. Pentru a răspunde cu promptitudine nevoilor de lectură a diferitor categorii de utilizatori o parte a colecţiilor este organizată după sistemul „în  interesul cititorului”. Acest sistem este util, mobil, maleabil, poate fi repede adaptat solicitărilor utilizatorilor. Sunt organizate mai multe categorii tematice: Biblioteca şcolarului, Romane de dragoste, Romane istorice, Carte SF şi horror, Romane poliţiste, Basme, Poezii pentru copii etc. În secţia pentru copii grupele tematice de publicaţii sunt aranjate în cutii atractiv colorate, capabile să faciliteze accesul (cărţi de format mic, cărţi cu text adaptat cu posibilităţile de lectură ale copiilor din clasele I-II ).

Documentele solicitate ( maximum 4-5 titluri) sunt împrumutate la domiciliu pe un termen limitat  de 15 zile. Pe fişa cărţii se notează data împrumutului, pe foaia de returnare a publicaţiei se marchează data restituirii. Fişa cărţii împrumutate se trece în fişa-contract de împrumut a cititorului.

Informaţia despre documentele împrumutate sau utilizate de cititori pe loc este confidenţială.

Multe documentele din colecţia Serviciului împrumut au o circulaţie frecventă. Dacă documentul solicitat nu este disponibil la moment el este inclus în lista pentru rezervare. Se înscrie numele utilizatorului pentru a fi anunţat despre disponibilitatea documentului solicitat. La solicitarea documentelor lipsă în colecţiile bibliotecii se apelează şi la  împrumutul interbibliotecar local (între filialele Bibliotecii Municipale „B.P. Haşdeu”).

Documentele restituite sunt reaşezate la raft pe parcursul aceleaşi zile de funcţionare, cu excepţia cazurilor: lucrarea a fost solicitată de un cititor şi îi este rezervată; se depistează o deteriorare a cărţii şi este pregătită pentru reparaţie.

Pentru a recupera materialele împrumutate şi nerestituite la timp sunt organizate următoarele acţiuni:

• se verifică cu regularitate fişele documentelor împrumutate pentru a depista restanţierii;

• cititorii restanţieri sunt anunţaţi la telefon despre necesitatea de a restitui documentul împrumutat;

• la domiciliul cititorului – restanţier îi este expediată prima somaţie (carte poştală) după 90 de zile de la expirarea termenului de restituire;

• listele restanţierilor elevi sunt prezentate la şcoli

• în perioada în care cititorul este restanţier el nu are dreptul de a împrumuta publicaţii.

Pentru a evita furturile de documente colecţia este amplasată astfel , ca  să se poată supraveghea de la distanţă de bibliotecarul de serviciu. În caz de depistare a unui furt de documente cititorul este lipsit de dreptul de a frecventa biblioteca pe o perioadă de 6 luni. În caz de deteriorare  sau pierdere a documentelor  împrumutate utilizatorul este obligat să procure alt exemplar , să facă un xerox al publicaţiei , să restituie o altă publicaţie la decizia bibliotecarului sau să achite despăgubirea în bani.

III. Alte probleme de personal

În  furnizarea serviciilor publice sunt implicate 11 persoane. De studii  de specialitate dispun 8 persoane, studii superioare de alt profil 2 persoane, studii medii 1 persoană.

Toate persoanele dispun de abilităţi de organizare a comunicării colecţiilor bibliotecii, de orientare a utilizatorilor în accesarea serviciilor bibliotecii. Conform strategiei instruirii cadrelor personalul bibliotecii participă la programele, seminarele de instruire, atelierele profesionale organizate de BM „B.P Haşdeu”, Şcoala de biblioteconomie. Este necesară instruirea în domeniul utilizării tehnologiilor informaţionale automatizate  pentru obţinerea abilităţilor necesare unui administrator de reţea computerizată, administrator baze de date, administrator INTERNET  etc.